POLÍTICA ACADÉMICA

FA-POL-ACA-001: Política de Cambios, Retiros y Devoluciones

Versión: 1.0

Fecha de vigencia: a partir de 24 de febrero del 2026

Aprobado por: Dirección de Registro y Admisión Estudiantil

 

 

1. Aceptación de la Política

El estudiante acepta y reconoce que, al momento de firmar el Formulario de Admisión Institucional (FAI)y aceptar sus términos y condiciones, acepta automáticamente y sin excepción lo establecido en la presente Política de Cambios, Retiros y Devoluciones.

Esta política es de acatamiento obligatorio para todos los estudiantes de Frankfort Academy, tanto de primer ingreso como estudiantes regulares.

Frankfort Academy no maneja la modalidad de congelamiento de estudios. Únicamente se contemplan procesos de:

·       Cambio de horario o curso

·       Retiro académico

·       Devolución de dinero (cuando aplique según lo indicado en esta política)

2. POLÍTICA DE CAMBIOS DE HORARIO O CURSO

2.1 Derecho a Solicitud de Cambio

El estudiante podrá solicitar cambio de horario o de curso siempre que:

1.    La institución disponga de cupo en otro grupo o curso dentro del mismo período académico.

2.    El estudiante cumpla con los requisitos académicos aprobados para el cambio de materia.

3.    El curso o grupo solicitado esté oficialmente habilitado para ese período lectivo.

Si no existe un segundo grupo o cupo disponible; o el estudiante no cumple los requisitos académicos, no se autorizará el cambio bajo ninguna circunstancia.

2.2 Costos y Plazos para Cambios

A. Antes del inicio de clases

·       El cambio de horario o curso no tiene costo.

·       Debe gestionarse:

o   Estudiante nuevo: por medio de su asesor(a) de matrícula.

o   Estudiante regular: directamente ante el Departamento de Registro.

B. Desde el inicio de clases hasta el viernes de la primera semana lectiva de cada periodo (contempla del lunes al viernes de semana 1, únicamente).

·       El estudiante deberá cancelar el 50% del valor de la matrícula regular vigente correspondiente al curso.

·       No se procesan cambios verbales ni informales.

C. Después del viernes de la primera semana

·       No se autorizan cambios de horario ni de curso bajo ninguna excepción, salvo casos previamente estudiados y aprobados por la Dirección Académica.

3. POLÍTICA DE RETIROS

3.1 Disposición General

Frankfort Academy no ofrece congelamientos de materias, cursos, módulos o asignaturas. El estudiante que no desee continuar en el período matriculado deberá tramitar formalmente un retiro académico.

3.2 Procedimiento según tipo de estudiante

·       Estudiante de primer ingreso: Debe solicitar el retiro por medio de su asesor(a) de matrícula, quien gestionará la solicitud ante el Departamento de Registro Estudiantil.

·       Estudiante regular: Debe tramitar directamente la solicitud ante el Departamento de Registro Estudiantil.

3.3 Condiciones de Retiro según Fecha

A. Antes del inicio de clases

·       El retiro tiene un costo del 50% del valor de la matrícula regular vigente por cada curso.

·       El estudiante recibirá devolución del 100% del monto cancelado para este periodo lectivo, siempre que no esté dentro de los rubros no reembolsables establecidos en esta política (ver sección 4.2 de esta política).

B. Durante la primera semana de clases (lunes a viernes)

·       El retiro no tiene costo administrativo.

·       Si el estudiante pagó de contado:

o   Se devolverá únicamente el 50% del monto cancelado.

·       Si el estudiante cuenta con financiamiento:

o   La cuota inicial cancelada no es reembolsable.

C. Después del viernes de la primera semana

·       Se realiza retiro académico sin devolución de dinero, independientemente de:

o   Si pagó de contado.

o   Si pagó cuota inicial.

o   Si ya pagó cuotas del financiamiento.

3.4 Retiro por Incumplimiento de Pago

No es permitido tramitar retiro por incumplimiento de pago de financiamiento o pagaré.

En caso de incumplimiento:

·       El retiro será revocado.

·       El estudiante deberá cancelar el financiamiento o pagaré conforme al documento legal firmado.

·       La obligación de pago permanece vigente.

4. POLÍTICA DE DEVOLUCIONES DE DINERO

4.1 Procedimiento Formal

La devolución debe solicitarse directamente al Departamento de Registro, completando el formulario oficial de solicitud de devolución al link:

https://forms.zohopublic.com/frankfortacademy/form/SolicituddeDevolucindeDinero1/formperma/0-J2sj0Y5I2JQIUtD-VDIbrfamqHXLlUg7Y6r2vRmWg

Es responsabilidad exclusiva del estudiante:

·       Completar correctamente el formulario.

·       Aportar datos verídicos.

·       Adjuntar comprobante de pago.

·       Indicar correctamente número de cuenta o SINPE Móvil al que se debe de tramitar la devolución de dinero.

Frankfort Academy no se hace responsable por errores en la información bancaria suministrada por el estudiante. El Departamento Financiero de Frankfort Academy comunicará de esta situación al Departamento de Registro Estudiantil; en el cual, ante atrasos en la devolución de dineros, no acarreará ninguna responsabilidad para Frankfort Academy, de conformidad con esta política.

4.2 Rubros No Reembolsables

Bajo ninguna circunstancia son reembolsables los siguientes conceptos:

·       Costo de Matrícula

·       Cuota de inscripción inicial cuando exista financiamiento o pagaré

·       Laboratorios

·       E-books o licencias digitales

·       Carné estudiantil

·       Servicios tecnológicos

·       Pólizas

·       Cualquier material digital activado

4.3 Condiciones Especiales para Financiamiento

Si el estudiante posee financiamiento activo:

·       La cuota inicial no es reembolsable.

·       Si el único monto cancelado corresponde a la cuota inicial, la solicitud será revocada.

4.4 Plazo para Solicitar Devolución

Toda devolución debe solicitarse:

·       Dentro de la primera semana de clases del período lectivo.

Después de ese plazo:

·       No se realizará devolución.

·       El monto podrá quedar como saldo a favor para el siguiente período (aplica solo en los casos en que la institución comunique al estudiante le cierre de un curso por falta de cupo).

4.5 Plazo de Procesamiento

El trámite de devolución:

·       Tiene un plazo máximo de 30 días hábiles posteriores a la aprobación por parte del Departamento de Registro Estudiantil.

·       No se contabilizan fines de semana ni feriados.

·       La ejecución final del depósito corresponde al Departamento Financiero.

5. Disposiciones Finales

1.    Toda solicitud debe realizarse por los canales oficiales institucionales.

2.    No se aceptan solicitudes verbales.

3.    El desconocimiento de esta política no exime al estudiante de su cumplimiento.

4.    La institución se reserva el derecho de actualizar esta política cuando lo considere necesario.

5.    Esta política forma parte integral del contrato académico firmado mediante el FAI.