Reglamento de Régimen Estudiantil

Capítulo I: Disposiciones generales

1. El Reglamento de Régimen Estudiantil aplica a la comunidad estudiantil de Frankfort Academy, incluyendo a aquellos que estudian en la modalidad de universidad abierta o cursos libres, por medio de la Dirección de Extensión. Todos los estudiantes están en la obligación de conocerlo en su totalidad, razón por la cual el desconocimiento de reglas y procedimientos no será aceptado como justificación de haber incumplido alguna norma.
2. La institución se reserva el derecho de cambiar los requisitos de admisión, graduación, matrícula, y todas las regulaciones que afecten al cuerpo estudiantil. Tales políticas gobernarán a los alumnos actuales, y serán efectivas cuando lo determine la Vicerrectoría Académica. La institución también se reserva el derecho de actualizar y hacer los cambios pertinentes a cualquier programa académico o plan de estudio, en cuyo caso el Coordinador de Carrera comunicará a profesores y estudiantes con la debida anticipación la justificación.
3. Para los efectos de este Reglamento, se incluyen las siguientes definiciones:
   1. Se entiende por “crédito” la unidad de medida académica de aprendizaje obtenido por el estudiante, equivalente a tres horas reloj semanales de trabajo, durante quince semanas aplicadas a una actividad que ha sido supervisada, evaluada y aprobada por el profesor.
   2. Se entiende por “carga académica” el número de créditos y la lista de cursos en que se matricula un estudiante por ciclo lectivo.
   3. Se entiende por “Dirección Académica” la máxima entidad académica de la institución, y de ella depende la organización, el funcionamiento, la coordinación y el desarrollo de los programas académicos.
   4. Se entiende por “período académico” los ciclos lectivos cuya duración será:
      1. Semestres: 23 semanas.
      2. Cuatrimestres: 15 semanas.
      3. Trimestres: 10 semanas.
      4. Bimestres: 8 semanas.
      5. Cuatrimestre intensivo: 8 semanas
4. Este Reglamento entrará en vigencia en el momento de la correspondiente autorización de CONESUP, del CSE y su publicación respectiva y deroga cualquier disposición reglamentaria que se le oponga, así como las versiones anteriores de este documento.

Capítulo II: De los estudiantes regulares

1. Son estudiantes regulares de la institución aquellas personas que cumplan con los requisitos de ingreso y con los trámites de matrícula exigidos por la Oficina de Registro y Admisión de acuerdo con cada programa académico o carrera.
2. Son requisitos generales de ingreso:
   1. Presentar copia de documento de identidad por ambos lados.
   2. Firmar documento de “Carta de Compromiso de Estudios”.
   3. Completar y firmar contratos de beca, cuando corresponda.
   4. Entregar copia del diploma de secundaria o estudios previos debidamente autorizado por el Ministerio de Educación o competente, según los requisitos de ingreso de cada programa o carrera.
   5. Llenar los formularios de admisión en línea que administra la oficina de Registro y Admisión.
   6. Pagar los derechos de matrícula y colegiatura correspondientes.
3. Para ser admitido en Frankfort Academy, los extranjeros deben presentar el título de conclusión de estudios secundarios autenticado por las autoridades consulares de Costa Rica en el país en el que el título fue emitido, y por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica. Deben incluir además la certificación del Ministerio de Educación Pública del reconocimiento de los estudios realizados.
4. El estudiantado podrá:
   1. Matricular las materias, llenando la solicitud correspondiente, dentro del período de matrícula, que comienza dos meses antes del inicio de cada ciclo lectivo, y se extiende hasta una semana después de comenzadas las lecciones. Por ninguna circunstancia podrá matricular materias, a partir de la segunda semana de clases.
   2. Solicitar, en un plazo máximo de dos períodos lectivos a partir de su primer ingreso, la convalidación de las materias que haya aprobado en otra universidad, nacional o extranjera.
   3. Asistir a la orientación de nuevo ingreso que se realiza la semana anterior al inicio del ciclo lectivo, para conocer sobre los servicios que ofrece la institución, sus políticas, procedimientos, y otra información que facilitará la estancia de los estudiantes en este centro de estudios. El Departamento de Servicio al Estudiante comunicará a los estudiantes la fecha y hora exacta de la actividad.
   4. Ser notificados de un eventual cierre de grupo y de otra información de interés, los estudiantes deben mantener al día los datos personales que brindaron en la solicitud de admisión.
5. Al finalizar el proceso de matrícula los estudiantes recibirán un informe, el cual los identifica como alumnos que han cumplido con los requisitos establecidos.
6. Pierde su condición como estudiante regular de Frankfort Academy, aquel que se retire, por tiempo igual o superior a dos períodos lectivos consecutivos, de su carrera y grado. El estudiante regular que se ausente por dos o más períodos consecutivos y desee reingresar debe hacerlo según las condiciones académicas y administrativo-financieras vigentes.

Capítulo III: De los estudiantes en condición especial

1. Son estudiantes especiales aquellos que se inscriban en una o más asignaturas, cursos, seminarios o talleres, con el propósito de obtener conocimientos, habilidades y destrezas en determinada materia y un diploma o certificado de aprovechamiento del curso que así lo pruebe.
2. A los estudiantes que mantengan la condición de especiales no se les podrá acreditar ni certificar cursos o materias. Para cursar una materia sin créditos, tendrán derecho de adquirir un certificado de aprovechamiento solamente si han asistido regularmente y han obtenido un promedio del 70%, como mínimo, en el curso.
3. Tendrán mismos deberes administrativo-financieros que los estudiantes regulares, según el módulo o curso al que se inscriban.

Capítulo IV: Del expediente del estudiante

1. Frankfort Academy tiene la obligación de llevar un expediente de cada estudiante, en el que se anotarán todos los hechos que contribuyan a la formación de su historia académica. Se registrarán materias cursadas, conceptuadas como: aprobadas incompletas y reprobadas; con las notas correspondientes, profesor, período y año en que se cursaron; aportes y contribuciones especiales a la investigación y extensión universitaria a la comunidad; actividades extra universitarias; cambios, equiparaciones, reconocimiento de materia y todo documento que sea parte del historial académico del estudiante; registro de disciplina, sanciones recibidas, si las hubiere.
2. El expediente es confidencial, excepto para el interesado o para las autoridades universitarias, con el objeto de decidir sobre apelaciones, becas, graduación y otros trámites de naturaleza similar. El estudiante puede autorizar por escrito a un tercero para que realice sus gestiones ante el Departamento de Registro.
3. El estudiante tiene derecho a pedir certificación de cualquier aspecto que conste en su expediente.
4. El estudiante debe llevar el control de sus promedios, solicitando al Departamento de Registro un informe periódico de notas, y verificando que estén de acuerdo con las asignadas por sus profesores. Las apelaciones por calificaciones finales deben ser tramitadas dentro del siguiente período lectivo. No se aceptarán reclamos de notas después de finalizado ese período, ni se modificarán los promedios reportados.
5. Las modificaciones de las calificaciones finales en las actas de un curso, debido a un error comprobado, podrán ser efectuadas solamente con la firma del profesor y el director correspondiente, durante un período lectivo posterior a la fecha de entrega.
6. Cualquier intento de alterar documentos académicos (incluyendo certificado de Conclusión de Estudios de Educación Diversificada, las notas, solicitudes de matrícula y de ingreso, cartas de recomendación, certificados de matrícula, formularios del registro, certificaciones médicas o justificaciones de ausencia), adulterados por sí mismo o por otra persona a su solicitud, es considerado fraude académico y es penalizado con la expulsión de la institución.
7. No se entregarán certificaciones de notas a estudiantes o a aquellos que no estén al día con sus obligaciones financieras.
8. Para realizar un traslado de horario o carrera, el estudiante deberá llenar una boleta de traslado.
9. La certificación de notas es un documento legal que detalla el número de cursos matriculados con sus respectivas calificaciones, códigos, créditos y período en que fueron cursados. Se extiende en papel de seguridad, con sellos y timbres de ley cuando se requieran. Podrán ser emitidos con firma digital del personal autorizado por la institución, y tendrá igual validez.
10. La constancia de notas es un documento que detalla el número de cursos aprobados, reprobados, retirados, equiparados con sus calificaciones, códigos, créditos y período en que fueron cursados. Se extiende en papel blanco, con sello y firma autorizada.
11. Si el estudiante proviene de una universidad extranjera, el título, la certificación y el contenido de los cursos aprobados, deberán venir autenticados por las autoridades educativas competentes y por el Consulado de Costa Rica en el país de origen. Una vez en Costa Rica, se deberá autenticar el título por el Ministerio de Relaciones Exteriores y obtener certificación del CONARE. El estudiante deberá cancelar los derechos respectivos.
12. Al finalizar el plan de estudios, el estudiante deberá solicitar una certificación de cursos aprobados y una carta de egresado. El estudiante deberá completar el formulario de solicitud de graduación, cancelar los derechos respectivos y presentar la documentación requerida en las fechas previstas para la recepción de documentos por la Oficina de Registro y Admisión.

Capítulo V: De los programas de estudio

1. El contenido y políticas de cada curso están explícitos en el Programa del Curso que se entrega a los estudiantes. El paquete instruccional sirve al profesor y al alumno como guía del curso. Las actividades docentes de los profesores estarán estrictamente reguladas por ese documento, al que deben ceñirse en su aplicación durante el período lectivo correspondiente. Por ende, los estudiantes tienen derecho a exigirle a su profesor que se ajuste fielmente al programa que facilitó a través del Campus Virtual, si este ha variado las condiciones estipuladas en el paquete, sin la autorización escrita del Director de Escuela.
2. Los programas de los cursos serán entregados y explicados por el profesor en la primera sesión virtual o presencial de cada curso, para aclarar las dudas de los estudiantes. Es responsabilidad del estudiante revisar el programa del curso que se coloca en el Campus Virtual.
3. Sólo se solicitarán textos y lecturas que se encuentren disponibles en el Campus Virtual de Frankfort Academy o bibliotecas internas. En su defecto, el profesor tiene la obligación de procurar que la institución mantenga en servicio los documentos digitales para consulta diaria. El estudiante deberá cumplir satisfactoriamente con las lecturas, tareas y otras actividades asignadas en relación con los libros de texto indicados en el programa del curso, las cuales serán objeto de evaluación a lo largo del curso.
4. El estudiante tiene la obligación de cumplir con todos los trabajos y tareas que se le asignen y debe entregarlos a sus profesores en las fechas determinadas por ellos, según las condiciones de forma y fondo establecidas en el programa del curso o en el Reglamento de Trabajos Finales de Graduación, según corresponda.
5. El alumno debe matricular las materias de su plan de estudios de acuerdo con el modelo curricular flexible, respetando los requisitos de cada curso. El estudiante no puede, por motivos de secuencia de contenidos y de dificultad, cursar materias sin haber cumplido con los requisitos académicos previos.
6. La institución se reserva el derecho de convalidar solamente aquellas materias que se asemejen en contenido y carga académica, de acuerdo con la tabla de convalidaciones y equiparaciones estipulada por la Dirección Académica.
7. Solo se pueden convalidar materias ubicadas en grados académicos iguales, o materias de un grado académico superior a uno inferior, pero no de un grado académico inferior a uno superior. No se convalidarán materias ya convalidadas en otra universidad o institución académica.
8. Todo estudiante inscrito en un plan de estudios está sujeto a las modificaciones que se realicen, siempre y cuando no se trate de cursos o bloques que ya aprobó o que está cursando.
9. La práctica profesional (cuando aplique) deberá ser cursada al finalizar la carrera.

Capítulo VI: De las normas de evaluación

1. El sistema de evaluación en la institución está diseñado para indicar el nivel de rendimiento y aprovechamiento del estudiante en cada curso por el que se le otorga crédito, así como también para proveer una prueba acumulativa de progreso académico satisfactorio y de calificación para la graduación.
2. La evaluación de los conocimientos, habilidades y destrezas desarrolladas en cada curso se realizará sobre el logro de objetivos específicos. Estos conocimientos se evaluarán en función de diagnóstico, seguimiento formativo y sumativo en los distintos cursos. La Dirección Académica deberá aprobar los criterios generales de evaluación en cada curso, los que estarán incorporados al programa del curso correspondiente.
3. La escala de valoración utiliza el rango de cero (0) a cien (100). El estudiante que obtiene un promedio inferior a 70 debe repetir el curso. En Frankfort Academy no existe la modalidad de examen, trabajo o prueba evaluativa extraordinaria ni la posibilidad de aprobar, mediante un examen de suficiencia, una materia reprobada.
4. La metodología y fechas de la evaluación deben darse a los estudiantes por escrito, como parte del programa del curso, al inicio del curso.
5. A todos los estudiantes matriculados se les aplicará al menos tres actividades de evaluación durante el período académico cursado.
6. Para tener derecho a presentar los entregables evaluativos, el estudiante deberá estar al día con sus cuotas y otras obligaciones con la institución. El Campus Virtual podrá bloquear el acceso al estudiante que se encuentre con saldos pendientes de pago.
7. Ningún estudiante, independientemente de la carrera y grado que curse, podrá eximirse de actividades evaluadoras.
8. El profesor tiene el derecho de penalizar la redacción, ortografía y gramática en cualquier trabajo o prueba rendidos por el estudiante.
9. El profesor tiene la obligación de entregar a los alumnos las evaluaciones calificadas a más tardar ocho días hábiles después de haberlas efectuado, excepto el examen final, en el que el plazo es de cinco días hábiles.
10. El estudiante tendrá derecho a un recurso de revocatoria o apelación, de conformidad con las políticas de la institución.
11. Es absolutamente prohibido para los estudiantes presentar exámenes, trabajos y otros documentos de evaluación académica en papel con membrete o marca de agua de empresas o instituciones públicas o privadas. Los documentos que así se presenten no tendrán ninguna validez para efectos académicos.
12. La política de honestidad académica considera como faltas:
    1. El plagio.
    2. El uso de citas falsas.
    3. La entrega de trabajos para múltiples propósitos.
    4. La entrega de información falsa.
13. La no presentación de actividades evaluativas deberá ser justificada ante la persona docente. Queda a criterio del tutor ampliar un número razonable de días para que el estudiante complete todas las actividades.

Capítulo VII: Del orden y disciplina de los estudiantes

1. Es obligatorio, para todos los estudiantes, mantener un comportamiento irreprochable en clase y en las instalaciones de la institución. Asimismo, en los espacios de interacción virtuales.
2. El uso del uniforme correspondiente es obligatorio en las sesiones de clínicas o de laboratorios que así lo demanden, según la normativa dictada por el Rector, de acuerdo con la propuesta del Director de Escuela correspondiente.
3. El Director de Escuela es quien tiene la potestad para juzgar, en primera instancia, todo tipo de faltas e imponer las sanciones correspondientes. Corresponde al Rector conocer las faltas disciplinarias en segunda instancia y agotar la vía administrativa.
4. Cualquier persona (profesor, estudiante o empleado administrativo) que tenga pruebas o conocimiento de que ha sido cometida una falta disciplinaria, podrá hacer la denuncia respectiva en forma escrita u oral, ante el Director de Carrera correspondiente.
5. Recibida la denuncia, el Director de Escuela resolverá la misma en primera instancia, en un plazo de cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que se establece la denuncia. Para resolver, el Director tendrá la potestad de solicitar las pruebas que estime pertinentes y escuchar a las partes involucradas.
6. La resolución del Director puede ser apelada, tanto por el denunciante como por el denunciado, en un plazo de tres días hábiles ante el Rector, quien de inmediato deberá convocar a la Comisión Disciplinaria para que resuelva en un plazo de ocho días hábiles.
7. La comisión disciplinaria es coordinada por el Rector y tiene amplias potestades para recibir todas las pruebas que estime pertinentes. Su resolución da por agotada la vía administrativa.

Capítulo VIII: De la asistencia y puntualidad a clase

1. Las características descritas en este artículo son aplicables tanto a las clases presenciales como a las sesiones virtuales que se realicen todos los cursos o módulos. No habrá distinción en su modalidad. No aplica para cursos en modalidad tutoría o suficiencia.
2. A pesar de la no obligatoriedad de la participación estudiantil en las sesiones virtuales de las clases o módulos, se convertirán en obligatorias cuando el profesor y el programa del curso dispongan evaluaciones en vivo, tales como exposiciones o evaluaciones orales.
3. Frankfort Academy exige la asistencia regular a clase en aquellas materias que demanden la presencia física del estudiante, no así en los cursos que se impartan por medios electrónicos. La responsabilidad de tal asistencia descansa en el estudiante; aquel que se ausente será responsable de ponerse al día en su trabajo. El estudiante que registre más de tres ausencias, justificadas o injustificadas se le puede reprobar.
4. La asistencia a clase y a todas las actividades que se programan como parte de los cursos, es obligatoria. Cuando las ausencias se deban a motivos laborales o por enfermedad el estudiante tiene la posibilidad de justificar la ausencia en la siguiente sesión presentando al profesor una constancia emitida por el patrono o por el médico que lo atendió. La justificación se presentará al profesor, quien determinará si acepta o no la excusa presentada.
5. La justificación de la ausencia pretende que el profesor pueda discrecionalmente determinar si repone un examen, cuestionario, o recibe trabajos de investigación, tareas o ejercicios que debían ser entregados el día de la ausencia. En caso de ausencias injustificadas no hay posibilidad de reponer actividades de evaluación.
6. En caso de que el profesor no se presente a impartir el curso en la hora prefijada, el estudiante deberá esperar un tiempo de quince minutos. Después de dicha espera, si el grupo de alumnos presentes no ha recibido comunicación alguna del profesor por medio de un funcionario de Frankfort Academy, los estudiantes deben levantar una lista de asistencia, indicando el nombre del curso, el nombre del profesor y la hora, para entregarla en la Dirección Académica.

Capítulo IX: De la Biblioteca y el Centro de Recursos para el Aprendizaje

1. Frankfort Academy dispondrá de un repositorio de recursos académicos para el estudiantado de manera digital. Todo estudiante activo tendrá accesos suficientes para hacer lectura y descarga del material cuando corresponda.
2. La Dirección de Servicios Estudiantiles dispondrá de recursos tecnológicos y digitales para favorecer el proceso académico del estudiantado.

Capítulo X: Reglamento que norma las actividades extracurriculares

1. Las actividades extracurriculares que apoyen a la formación transversal del estudiantado serán coordinadas por cada Coordinador de Carrera con vistos buenos de los Directores de Escuela. Asimismo, si se realizan de manera presencial y fuera de la institución, el estudiante deberá mantener el decoro y respeto.
2. Algunas actividades extras como participaciones en foros, simposios, conferencias, webinars y demás, podrán ser propuestos por el docente, quien a discreción podrá otorgar máximo 5 puntos extra sobre la nota final del curso a quienes participen y ejecuten algún informe de comprensión o resumen.

Capítulo XI: De los estudios independientes

1. Frankfort Academy toma en cuenta el conocimiento adquirido por experiencia laboral, ofreciéndole al alumno la posibilidad de cursar algunas materias por suficiencia. No se convalidará experiencia laboral sin aprobar exámenes de suficiencia.
2. El Director de Escuela correspondiente indicará cuáles cursos pueden ser aprobados bajo la modalidad de suficiencia. Para ello deberá publicar y mantener actualizada la lista de cursos que puedan ser así aprobados.
3. El estudiante que desee aprobar un curso por suficiencia debe tener los requisitos académicos exigidos por este. El estudiante tendrá derecho a presentar un solo examen por suficiencia en un mismo curso. No puede aprobarse por suficiencia un curso que haya sido anteriormente matriculado como curso regular, salvo que se hubiese retirado justificadamente dentro del período ordinario designado para tal efecto.
4. La solicitud de inscripción de exámenes por suficiencia se hará solamente una vez en la carrera.
5. En los cursos de carácter práctico se requiere la aprobación de pruebas de ejecución.
6. Los exámenes por suficiencia deben ser comprensivos y estructurados de tal manera que garanticen la comprobación del conocimiento, destrezas y habilidades que pretende desarrollar el curso.
7. La aprobación de pruebas por suficiencia implica la aprobación del curso respectivo con una nota mínima del 70% y la asignación de los créditos según corresponda.
8. La calificación notificada al Departamento de Registro, sea de aprobación o reprobación del curso, forma parte del expediente académico del estudiante y es válida para todos los efectos.
9. Tutoría es el sistema de estudios que se fundamenta en el proceso de auto aprendizaje, donde el profesor interviene como un orientador del proceso. Esta modalidad de estudio no requiere de la asistencia programada del alumno a clase.
10. Los cursos por tutoría están diseñados para llenar las necesidades de estudiantes individuales bajo circunstancias académicas inusuales. Cinco condiciones deben ser satisfechas: si para el curso en cuestión, no hay un sustituto aceptable ofertado en el cuatrimestre; si la necesidad del estudiante es claramente demostrada; si existe un profesor calificado disponible; si se obtienen las autorizaciones administrativas correspondientes; y si la solicitud de tutoría es recibida antes de finalizar la semana dos de cada ciclo lectivo.
11. No se asignarán tutorías en cursos que se estén ofertando por motivo de falta de cupo, salvo en casos en donde 1) no exista otro curso aceptable que lo sustituya; 2) sea una de las tres materias que le falte por concluir su carrera, y 3) tenga un choque de horarios debidamente comprobado en su último período lectivo.
12. La tutoría no es presencial. Por lo tanto, el tutor y el estudiante deben ponerse de acuerdo en cuanto a la forma en la que se mantendrán en contacto, sea a través del Campus Virtual o la Comunidad de Aprendizaje Kaizala.

Capítulo XII: De la graduación

1. Para tener derecho a la graduación, el estudiante deberá aprobar todas las materias incluidas en el plan de estudios del nivel respectivo.
2. En algunos programas, el estudiante deberá haber demostrado, a satisfacción de la institución, el dominio comunicativo y escrito del inglés.
3. En algunos programas, el estudiante deberá haber aprobado los trabajos finales de graduación o proyectos de fin de grado según corresponda.
4. El estudiante deberá haber cumplido con el trabajo final de graduación, en los niveles y carreras en que así se exija, al igual que con los requisitos mínimos establecidos por la institución, sobre trabajos de investigación o servicio comunal y de extensión.
5. El estudiante deberá estar al día en sus obligaciones académicas y financieras con la institución. Con este propósito, ante solicitud del estudiante, el Director de Escuela estudiará el expediente y ordenará la inclusión y expedición en las actas de graduación y título respectivos.
6. El estudiante debe haber presentado todos sus documentos al Departamento de Registro y haber pagado sus derechos de graduación.

Capítulo XIII: Del uso de los estacionamientos

1. Cuando existan, el uso de los estacionamientos está destinado exclusivamente para las personas que vayan a recibir clases. Por ninguna circunstancia se podrá hacer uso del servicio, por personas que laboren en instituciones ajenas a la institución.
2. El uso de los estacionamientos dependerá de las instalaciones (propias o ajenas en uso por convenio institucional), y de las políticas internas que se dispongan para tales efectos.

Capítulo XV: De las becas de estudio

1. Los aspectos relacionados con las becas para estudiantes y funcionarios estarán vigilados por el Reglamento de Becas, así como de políticas internas de la institución.

Capítulo XVI: Reglamento para la atención de reclamos

1. Se le garantiza al estudiante la doble instancia, por lo que sus reclamos ante resoluciones de algún funcionario administrativo o académico deberán ser presentados en primera instancia ante el decano de la facultad que corresponda, y en segunda instancia ante el Rector, el cual agota la vía administrativa. En caso de que el reclamo se refiera únicamente a calificaciones en cursos, la primera instancia se deberá ejercer ante el profesor del curso correspondiente y la segunda instancia la resolverá el decano de la facultad respectiva, quien agota la vía.
2. Cuando se trate de la resolución formal de un funcionario, el estudiante contará con un término de cinco días hábiles a partir del momento en que tuvo conocimiento de esta, para formular su reclamo conforme con los requisitos que se describirán a continuación. El Director de Escuela tiene un plazo de cinco días hábiles para resolver a partir del momento en que se recibió la apelación. Si el estudiante recurre la resolución de primera instancia en un plazo de tres días hábiles a partir de su notificación, el Rector tendrá un plazo de cinco días hábiles para emitir la resolución final y definitiva.