Políticas de congelamientos y devoluciones

Los siguientes lineamientos aplican para todos los estudiantes, de primer ingreso o regulares, de Frankfort Academy.

Congelamiento: Proceso mediante el cual se realiza la interrupción temporal de un curso en un periodo académico.

Devolución: Proceso mediante el cual se devuelve al estudiante un porcentaje del valor cancelado, por concepto de materias.

I. Congelamientos.

a)  Generalidades.

1. Los congelamientos aplicarán sobre el monto cancelado por el estudiante en el bimestre o periodo actual. Aplica únicamente sobre los cursos, a excepción de la solicitud de estudio de graduación.

2. Los congelamientos no aplican sobre el monto de matrícula, ebook, cuotas de inscripción o licencias de estudio.

3. El estudiante reconoce y comprende que congelar o cambiar un curso, no implica la devolución del dinero, bajo ninguna excepción.

4. El estudiante reconoce y comprende que, al solicitar un congelamiento, y una vez iniciado el período académico en el que solicitó iniciar nuevamente haciendo uso del monto del congelamiento que fue aprobado anteriormente, ya no podrá realizar una solicitud de congelamiento adicional sobre monto que fue congelado y utilizado en el período actual. No podrá congelarse un período que ya previamente fue aprobado bajo este mismo trámite.

5. En casos de cierre de cursos por parte de la institución, se podrá congelar el 100% del curso. En caso de que el curso sea el único matriculado por el estudiante, es decir, aplica para casos de cierre por el no cumplimiento al cupo mínimo del curso, solo así se podrá congelar el rubro de la matrícula para el caso.

6. La solicitud de congelamiento se recibirá únicamente al correo matricula@frankfortacademy.org

7. Se aclara que los saldos a favor, generados por un congelamiento, cambio o pago de curso; deben ser utilizados en la siguiente matrícula o pago del periodo siguiente.

8. El proceso de congelamiento tardará en darse respuesta en un máximo de 5 días hábiles; posteriores al recibido de la solicitud.

9. El estudiante debe de pagar el monto total del bimestre del programa matriculado, para poder solicitar un congelamiento, salvo cierres de cursos.

b) Congelamientos para casos de pago con Financiamiento.

1. El estudiante acepta que en caso de tener un Financiamiento Activo, deberá cancelar el total al momento de solicitar el congelamiento o bien, continuar con el pago de las cuotas mensuales del pagaré firmado, sin atraso alguno para que se reconozca el congelamiento. Siendo así que el congelamiento se confirma hasta cancelar la ultima cuota del financiamiento de ser el caso.

2. En caso de incumplimiento o atraso con los pagos, el estudiante comprende y acepta que se revocará su solicitud de congelamiento sin excepción alguna.

3. En caso de que uno de los cursos matriculados sea cerrado por la institución, el estudiante puede elegir si desea que se le retiren del Financiamiento o Formulario de Compromiso de Pagos, y se ajuste el mismo, o bien se mantiene de acuerdo con las condiciones firmadas y se aplica el congelamiento.

c) Promociones y Descuentos.

1. En el caso que el estudiante aproveche una promoción o descuento a la hora de matricular y posteriormente se solicite un congelamiento, se congelará el monto pagado, no así la promoción aplicada.

2. En caso de eventuales incrementos en las tarifas o aranceles de los cursos, el estudiante debe aportar la diferencia una vez aplicado el monto congelado.

d) Congelamientos de carreras o programas

1. El tiempo válido para utilizar un saldo a favor o congelamiento generado de carreras o programas, es de 2 Bimestres a partir de la fecha de emisión.

2. El proceso de congelamiento se podrá solicitar antes de iniciar las clases o durante el lunes de la segunda semana de lecciones. A partir del martes de la segunda semana de lecciones, no se recibirán más solicitudes de congelamiento.

3. En caso de solicitar un congelamiento extraordinario deberá presentar los debidos comprobantes que justifican y validan la solicitud. Los comprobantes deberán ser oficiales (con firma, sello y contactos directos del departamento encargado), según cada situación; salud o trabajo. La solicitud de congelamiento y documentación del caso deberá ser elevada al departamento de Admisión y Registro Estudiantil, enviándola al email matricula@frankfortacademy.org email y el estudiante deberá de haber cancelado la totalidad de su bimestre de estudio. No se tramitará ninguna solicitud de congelamiento extraordinario con montos pendientes de pago por financiamiento o con atrasos.

4. El departamento de Admisión y Registro Estudiantil, solo aplicará congelamientos fuera de tiempo; si cuenta con la aprobación de Coordinación Académica y el Departamento de Finanzas.

5. El estudiante entiende y acepta que para congelar los porcentajes autorizados son los siguientes por bimestre o periodo lectivo (menos el costo de IVA incurrido, cuando aplique):

a) Antes de inicio de clases, primera semana de lecciones y hasta el primer lunes de la segunda semana de lecciones, se aplica un 100%.

e) Congelamientos de Certificaciones en Formación Profesional.

1. El saldo a favor o un congelamiento deberá ser aplicado en los próximos 2 periodos lectivos.

2. El estudiante podrá solicitar el congelamiento del curso aplicando los pasos del siguiente punto.

3. Las certificaciones se pueden congelar antes de iniciar las clases y durante la semana 1 del curso, a partir de la semana 2 NO se aplicarán congelamientos.

4. Antes de iniciar las clases y durante la semana 1, el porcentaje de aprobación será 100%, a partir de la semana 2, NO se recibirán más solicitudes.

f) Congelamientos de Cursos Libres.

1. El saldo a favor o un congelamiento deberá ser aplicado en el periodo siguiente.

2. Los cursos libres se pueden congelar antes de iniciar las clases y durante la semana 1 del curso, a partir de la semana 2 NO se aplicarán congelamientos.

3.  Antes de iniciar las clases y durante la semana 1, el porcentaje de aprobación será 100%.

g) Procedimiento para la solicitud de congelamiento:

1. El estudiante debe de detallar el motivo de su solicitud al correo matricula@frankfortacademy.org y debe de ser enviado con el correo colocado en el formulario de inscripción al momento de adjuntar y enviar la documentación de su matrícula.

2. En el detalle del motivo el estudiante deberá colocar su nombre completo, número de identificación, carrera, programa o certificación matriculada, así como el comprobante de pago realizado.

3. El departamento de Admisión y Registro Estudiantil, dará respuesta al estudiante en los siguientes 5 días hábiles por medio de correo electrónico.

II. Devoluciones.

1. Frankfort Academy realizará devoluciones, o acreditaciones de fondos únicamente en casos en los cuales la institución cierre el curso matriculado por el estudiante.

2. El rubro de matrícula no es reembolsable, salvo que la institución cierre un curso y este curso sea el único matriculado por el estudiante.

3. Los saldos a favor generados de un cambio de curso o congelamiento no se devuelven.

4. Ante situaciones especiales y de fuerza mayor (por estado de salud y aportando documento de legalidad), ajenas a Frankfort Academy, el estudiante podrá presentar la solicitud de devolución. Cada caso será evaluado por un comité de devoluciones liderado por el departamento financiero y la resolución será informada al estudiante según corresponda. Ante estos casos se cobrará un gasto administrativo del 15%.

5. En caso de que la devolución proceda, se debe considerar:

• Si existen deudas con la institución, primero se liquidará la deuda y si existe un saldo a favor se realizará la devolución.
• El proceso de devolución tiene una duración de 30 días hábiles y el desembolso se realizará por transferencia bancaria.
• No se aceptarán solicitudes con faltantes de datos o documentos oficiales que respalden el motivo.
• Es el estudiante el encargado y responsable de estar al pendiente de la respuesta de la institución, en caso de una respuesta por datos o documentos faltantes, misma que se envía al correo electrónico y no se notifica por otro medio.
• En caso de que la solicitud de devolución sea revocada, el estudiante tendrá derecho a expresar su solicitud de revocatoria dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha de envío del correo por parte de la institución, iniciando el plazo de 30 días hábiles como máximo para validar nuevamente la revisión y detalle del caso.
• Una vez revocada la solicitud y pasados los 3 días hábiles para presentar una revocatoria, el estudiante acepta y comprende la resolución notificada por la institución.

a). Procedimiento para la Solicitud de Devolución de dinero en caso de no apertura o cierre de curso o programa.

1. Esta solicitud aplica únicamente en los casos que el estudiante no cuente con oferta disponible de asignaturas, o bien haya matriculado y se le informe por parte de la institución; que el curso o programa no se apertura por falta de cupo. 

2. El estudiante deberá de llenar el siguiente Formulario de Devolución de Dinero, con los datos que en este se requieren para que su solicitud sea tramitada.

3. El departamento de Registro y Admisión Estudiantil recibe la solicitud y revisa que la información de la misma, se encuentre completa; y da recibido al estudiante por correo electrónico, la respuesta se brindará en un período máximo de 3 días hábiles.

4. Una vez enviado el correo de recibido por parte de Registro y Admisión Estudiantil, este departamento notifica al Departamento Financiero para que proceda con la solicitud, e iniciará a contabilizar el período de 30 días hábiles del proceso de devolución.

5. Continúa el proceso interno de la institución, hasta enviar el correo con el detalle o comprobante de devolución por parte del Departamento Financiero.

b) Procedimiento para la Solicitud de Devolución por afectación económica o salud.

1. El estudiante deberá de enviar al correo matricula@frankfortacademy.org, la solicitud de devolución con los siguientes datos:

• Nombre completo.
• Número de identificación.
• Número telefónico.
• Carrera, programa o certificación matriculada.
• Fecha y comprobante de pago.
• Número de cuenta bancaria donde se puede realizar el desembolso.
• Nombre de la entidad bancaria.
• Nombre del titular de la cuenta bancaria.

Detallando el motivo de manera exacta y con documentación oficial que respalde el motivo (sea por salud, trabajo u otro).

2. El departamento de Admisión y Registro Estudiantil recibe la solicitud y revisa que la información de la misma, se encuentre completa; y da recibido al estudiante por correo electrónico, la respuesta se brindará en un período máximo de 3 días hábiles.

3. Una vez enviado el correo de recibido por parte de Admisión y Registro Estudiantil, iniciará a contabilizar el período de 30 días hábiles del proceso de devolución.

4. Continúa el proceso interno de la institución, hasta enviar el correo con el detalle o comprobante de devolución.

La institución realizará devoluciones, o acreditaciones de fondos únicamente, en casos en los cuales la institución cierre el curso matriculado por el estudiante. La política establecida fue revisada y aprobada por el departamento Administrativo y Financiero de Frankfort Academy.